Introducción a la administración Profesional de Proyecto (APP)

Definición de la Administración Profesional de Proyectos.

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.

¿Que es un proyecto?

Tenemos proyectos sencillos como organizar una fiesta o planear un viaje; también existen los complejos tales como programas y desarrollar un sistema computacional, campaña publicitaria, construcción de un edificio.

Tipos de proyecto

• Temporal: Siempre tendrá un comienzo y un fin determinado, tiempo delimitado o una duración cuantificable.
  
  
• Único: Cada proyecto posee características y funciones especificas que serán gradualmente desarrolladas y le confieren la cualidad de único.

Participantes clave en proyectos.

Cuando el proyecto involucra una empresa, el Cliente formado por varios departamentos hasta llegar a la dirección de los dueños. Para apoyar la labor del Gerente del Proyecto, dentro del equipo directivo establecemos la figura del Patrocinador, quien tiene la autoridad e influencia para superar barreras organizacionales.

• Cliente: Autoriza, define alcance, establece lineamientos y criterios de aceptación
  
  
• Gerente de Proyecto: Liderea al equipo del proyecto para alcanzar objetivos,             Asegura la comunicación  efectiva entre la administración y otras organizaciones.
  
  
• Patrocinador: Esta a cargo de la dirección del proyecto en la empresa, asegura la toma de decisiones a tiempo, Apoya a la asignación de recursos.

• Miembros del Equipo: Elaboran un plan de proyecto, ejecutan y controlan siguiendo el plan.

Cinco Procesos en el desarrollo de proyectos.

1. Inicio: Establecer la visión del proyecto, el que; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, restricciones y supuestos.
   
   
2. Planeación: Desarrollar un plan que nos ayude a prever el como cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto.
   
   
3. Ejecución: Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.
   
   
4. Control: Comparar lo ejecutado o real con lo que previmos o planeamos, de NO identificar desviaciones continuamos con la ejecución. De lo contrario, en equipo se acuerda la acción correctiva(planeación adicional) y se continua.
   
   
5. Cierre: Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto así como para el desarrollo de futuros proyectos. Se elaboran documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros.
   
   

Nueve procesos que afectan todo proyecto

1. Alcance: Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.
   
2. Tiempo: Programa, calendarios, entregas parciales y finales.
   
3. Costo: Estándares relevantes, como cumplirlos y satisfacer los requerimientos
   
4. Recursos Humanos: Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada cual.
   
5. Comunicación: Información requerida presentada en reportes o informes, quien la genera, quien la reciben con que frecuencia, medios de distribución, etc.
   
6. Riesgo: Amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes de contingencia.
   
7. Abastecimientos: Estrategias de contratación, cotizaciones, recursos, contratos.
   
8. Integración: Administración de cambios, lecciones aprendida e integración de todas las tarea.

En este Modelo, relacionamos el Alcance con el Tiempo y el Costo, ilustrados en los vértices inferiores del triángulo, dado que a un Alcance mayor, un Costo mayor y posiblemente un Tiempo de entrega mayor. La Calidad se integra en los lados del triángulo, ta que la Calidad afectara al cambiar el Alcance, el Tiempo de entrega o Costo. Si el Tiempo o el Costo se reducen, la Calidad puede verse afectada. Si deseamos un Costo menor, posiblemente debamos ajustar el Alcance, los requerimientos de Calidad o el Tiempo de entrega.

El triángulo Alcance-Tiempo-Costo-Calidad está cimentado por dos áreas de alta repercusión para el éxito del proyecto: Recursos Humanos y Comunicación. Muchos proyectos fallas por deficiencias en la selección e integración de equipos de trabajo y/o por comunicación deficiente.

Otra área clave para lograr dicho balance es el manejo del Riesgo. Todo proyecto presenta riesgos los cuales se deben identificar, prever y monitorear. Una de las estrategias para transferir ciertos riesgos es el manejo efectivo de los Abastecimientos, evaluando las estrategias de la contratación, el numero de contratos, el tipo de contrato, la forma de pago, la pre-selección de empresas, la administración y supervisión de los acuerdos contractuales.

Por último esta el área de Integración, que esta relacionada al desarrollo e implementación del Plan del Proyecto que integra las nueve áreas aquí descritas, así como la administración ordenada de los cambios y la documentación de las lecciones aprendidas.

Fases en todo proyecto (administración tradicional)

• Optimismo General: Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos augurios.
  
• Desorientación Inicial: No sabemos por donde empezar, tenemos muchas ganas e iniciamos con lo que consideramos más urgente, pero postergamos lo importante.
  
• Período de Desorden Incontrolado: La ejecución esta en su máximo. El alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.
  
• Alarma y Caos, el Tiempo No es Aliado: No cumplimos las fechas de entrega, Hay problemas con la calidad de los trabajos efectuados.
  
• Búsqueda Implacable de Culpables: Alguien debe ser el culpable.
  
• Sálvese Quien Pueda: Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperación.
  
• Castigo Ejemplar a los Inocentes: Despido de personal que menos tienen culpa.
  
• Recuperación del Optimismo Perdido: Después de eliminar a los supuestos elementos malos se encuentra un segundo aliento.
  
• Terminación del Proyecto a como dé lugar: Trabajos forzados, bajo presión.
  
• Condecoración y Premios a los No Participantes: El equipo esta agotado y terminando los últimos detalles, mientras que los no participantes frescos para adjudicarse el mérito.

Influencia en proyectos de tipo de organización de la empresa

Existen dos tipos de estructuras organizacionales básicas:

Funcionales 

Estructura en base de proyectos

Estructura matricial

Considera la combinación de ambas estructuras y es la mas común para las empresas que, además de su operación diaria, continuamente manejan proyectos. Por lo tanto tiene su componente funcional, que puede ser mayor al 80% de su personal y el resto dedicado a un departamento de proyectos, con un Gerente de gerentes o Director de proyectos, apoyado por un equipo de Gerentes de Proyectos. EN muchos casos, este tipo de estructura tiene a homologarse al esquema funcional, presentando las ventajas y retos de esta.

Administración Profesional de Proyectos

1. Conocimientos: Es necesario tener conceptos aprendidos como filosofía, metodología, técnicas y herramientas para el manejo de proyectos, ademas de conocer el producto o industria para la cual se trabajara.

2. Habilidades: Pueden ser desarrolladas en la mayoría de los casos, las mas relevantes son.

• Liderazgo: Establecer, dirección, alinear al equipo, crear un ambiente motivacional y de inspiración
  
• Comunicación: Escrita, oral, saber escuchar y hablar, formal e informal, vertical y horizontal.
  
• Negociación: Tener la filosofía de ganar/ganar, términos y condiciones.
  
• Solución de problemas: Identificar y solucionar las causas principales, toma de decisiones.
  
• Hacer que las cosas sucedan: Venta de ideas, política y poder en su sentido positivo.